RFID技術在檔案管理中的應用

返回列表來源：普睿科技發布日期：2016-07-23 19:55:53【大中小】

隨著企事業單位的發展，各種信息檔案資料數量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質信息存儲出現迅速膨脹；而傳統的檔案管理方式與技術手段所導致的問題也是日益明顯，從而致使我國檔案行業的信息化管理已經不能滿足實際需要。
在一個注重時間效率的年代，人們不斷的尋找更好的技術和方法進行檔案管理工作，RFID 技術應勢而來。RFID檔案管理系統以RFID技術為基礎，將RFID管理標簽和檔案管理系統結合，有效地提高了檔案管理的效率、簡化了檔案管理的流程、減輕了檔案管理人員的勞動強度。

傳統檔案管理的技術難點
1.檔案手工管理，工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。
2.檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。
3.檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規模與種類數量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍。
4.檔案信息化程度低。傳統的管理無法實現檔案管理的信息化；手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準確的統計。
5.檔案盤點效率低。由于檔案數量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。

RFID技術解決傳統檔案管理系統的難題
超高頻RFID技術和數字檔案館建設與檔案實體的科學管理結合在一起，實現一種科學高效，高度現代化管理的檔案館建設新模式已經成為可能。超高頻RFID技術作為一種新興的識別、物資追蹤、生產自動化控制、倉儲管理、鐵路車輛和貨運集裝箱識別等。
基于檔案智能化RFID管理解決方案，是以超高頻RFID自動識別技術和計算機軟件技術，以超高頻RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在超高頻RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領用歸還記錄，利用超高頻RFID讀寫器，與檔案智能化RFID管理解決方案后臺進行數據庫管理系統相配合，可以實現RFID檔案盤點/RFID檔案館的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。

RFID技術在檔案管理應用中的相關功能
1、查找
通過RFID讀寫器讀取電子標簽的文件信息，能夠快速度、準確地查找需要的文件。提高人工查找文件的效率，減少了查找文件的時間。
2、定位
利用RFID電子標簽可以方便對文件進行分揀、儲存。能夠準確地提供文件的相關信息，從而確保存放的地點和時間。大大減輕了工作人員的時間和壓力。
3、整理
檔案館的種類繁多不易管理、文件文件在運送和保管過程中容易損壞以及文件不易識別等問題均可以通過RFID技術得到解決。不僅節約了時間和降低了人力成本，更能提升整個檔案管理流程的安全性、便捷性、可靠性。
4、監管、智能搜索
通過RFID讀寫設備進行檔案文件的監管，智能搜索，自動檢查，操作引導提示。

RFID技術實現檔案智能管理的優勢
RFID應用圖書檔案管理中的具有非常明顯的優勢，主要表現在以下幾點：
1、快速掃描
RFID讀寫器可以同時識別多個RFID電子標簽，能夠提升管理效率，多標簽的識別意味著可以以更快速、高效的方式批量獲取出入庫檔案的信息。
2、小體積、形狀多樣化
RFID電子標簽適合小型化與多樣形態，方便嵌入或者附著在檔案上，即不易被破壞，同時也更安全。
3、可重復使用
RFID電子標簽內儲存的數據可以動態更新，可回收并多次使用，在檔案管理項目中，電子標簽綁定檔案袋，在整個流轉過程中，即使檔案的業務流程發生變更，電子標簽也可以實時修改信息，以適應新的業務流程，反復使用，以更低的實施成本達到更高效的管理。
4、高效和智能化
RFID具有遠距離、唯一性的特性，可以實現更精準的進、出、存控制，提高工作效率，減少管理成本和人為差錯，打造檔案管理的高效和智能化。